La factura electrónica en España, todo lo que necesitas saber

¿Te ha dado miedo la factura electrónica? ¡No te preocupes más!

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica para que lo tengas todo super claro. Desde su historia y cómo funciona hasta los plazos y obligaciones a tener en cuenta.

No te asustes, el tema de la factura electrónica es más fácil de lo que piensas y en SAYEM estamos aquí para ayudarte a hacerla de manera sencilla y cómoda. Así que, tranquilidad y sigue leyendo para conocer todos los detalles de la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es, en esencia, una factura que se expide y se recibe en formato digital. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

En España, la facturación electrónica está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas y se regulan aspectos como:

• Obligación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• Contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Plazos.
• Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes especiales.
• Conservación.

En el caso de la factura electrónica, es importante garantizar la legibilidad, autenticidad y integridad del documento. La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe, mientras que la autenticidad y la integridad se pueden garantizar mediante firma electrónica avanzada basada con un certificado digital reconocido, intercambio electrónico de datos (EDI), otros medios comunicados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria o mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Existen dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado  (como UBL o Facturae) y la factura electrónica con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet, pero la diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita. Cuando hablamos de factura electrónica normalmente estamos hablando de una factura con los datos estructurados. 

Historia de la factura electrónica

La factura electrónica es un método de emisión y envío de facturas que utiliza herramientas digitales. Su origen se remonta al final del siglo XX, aunque es difícil determinar un momento exacto. El desarrollo de la factura electrónica coincidió con el surgimiento de la era de la información y fue una consecuencia de la creación del internet bancario, la introducción de software de contabilidad y el uso generalizado del correo electrónico.

En los Estados Unidos, el Council for Electronic Billing and Payment de la National Automated Clearing House Association (NACHA) promovió y difundió diversas formas de factura electrónica. NACHA impulsó actividades y iniciativas que facilitaron la adopción de pagos electrónicos en el ámbito de la comercio electrónico, el pago y presentación de facturas electrónicas, el intercambio electrónico de datos financieros (EDI), los pagos internacionales, los cheques electrónicos, los traspasos electrónicos de beneficios (EBT) y los préstamos estudiantiles. Algunas aplicaciones de facturación electrónica también permiten liquidar el pago de bienes o servicios de forma electrónica.

En la actualidad, muchos autónomos en los países de la Unión Europea utilizan la factura electrónica en sus transacciones comerciales, siendo el 85% de forma obligatoria y el 15% restante de manera voluntaria. Esto demuestra la apuesta de todos los países por la factura electrónica en el ámbito empresarial. 

La historia de la factura electrónica en España

La legislación sobre factura electrónica en España ha evolucionado a lo largo del tiempo, con distintos hitos que han ido estableciendo las obligaciones y condiciones para el uso de esta herramienta en las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. A continuación te presento un resumen de los principales hitos de la legislación de la factura electrónica en España:

• Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información: Esta ley establece la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones con el sector público. Además, establece la obligación de las empresas prestadoras de servicios de facturación electrónica de garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita de sus soluciones y plataformas con el resto del mercado.
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Esta ley, establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Establece los plazos de implantación y también otras obligaciones para empresas y profesionales en relación con la factura electrónicas, la obligación de proporcionar información sobre los estados de las facturas, la obligación de garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita entre las soluciones tecnológicas y la obligación de facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores. Pero todo esto será implantando paso a paso como veremos ahora. 

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?

No esta muy claro, ya que tenemos que esperar al desarrollo del reglamento, pero una respuesta rápida sería.

• Empresas con facturación mayor de 8 millones de euros, será obligatorio a los 6 meses de que se apruebe el reglamento. Con un año para implementarla.  
• Empresas con facturación menor de 8 millones de euros, igual pero con 2 años de implementación. 

Explicamos un poco lo que dice la ley.

Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). establece un plazo de 6 meses para que las administraciones implicadas determinen los requerimientos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica, vamos que publiquen un reglamento de como se tiene que hacer. Una vez publicadas estas especificaciones, las empresas contarán con distintos plazos de implementación en función de su volumen de facturación: para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año; para el resto de las empresas, cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplía a los 2 años. 

Según la Ley Crea y crece la factura electrónica será obligatoria en España para las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales una vez que se publique el necesario desarrollo reglamentario y se cumplan determinados plazos a partir de su publicación. Según la Disposición final séptima de esta ley, el Gobierno tiene habilitado para desarrollar reglamentariamente lo previsto en esta ley y tiene un plazo de seis meses para aprobar los desarrollos reglamentarios a partir de la publicación de la ley en el BOE. Una vez aprobado el desarrollo reglamentario, se espera que haya un período de exposición pública del reglamento regulador de la factura electrónica, durante el cual los interesados podrán presentar alegaciones. Una vez finalizado este proceso, la factura electrónica será obligatoria para las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales. 

¿Cuáles son las obligaciones de las empresas y profesionales con la factura electrónica?

A la espera del reglamento que lo aclare podemos sacar algunas conclusiones de las leyes que tenemos hasta ahora para explicar la obligaciones de empresas y autónomos con la factura electrónica. 

• Las facturas electrónicas deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.
• Las empresas prestadoras de servicios deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

¿Cómo adaptarse a la obligatoriedad de la factura electrónica?

Es cierto que adaptarse a la factura electrónica puede requerir un cierto esfuerzo inicial, especialmente para aquellas empresas que todavía no están muy familiarizadas con la tecnología  o que han estado utilizando métodos de facturación más tradicionales durante mucho tiempo, por ejemplo los nostálgicos de las facturas en excel. Sin embargo, hay muchas ventajas en la facturación electrónica que pueden hacer que valga la pena el esfuerzo inicial. 

Para adaptarse a la factura electrónica y aprovechar al máximo sus ventajas, es importante seguir estos pasos:

• Asegúrate de tener acceso a una plataforma de facturación electrónica de confianza. Investiga diferentes opciones y elige la que mejor se ajuste a tus necesidades y presupuesto.
• Obtén el certificado digital necesario para emitir facturas electrónicas de manera legal. Esto es fundamental para cumplir con todas las normativas y requisitos legales en materia de facturación.
• Configura tus procesos internos para emitir facturas electrónicas. Adapta tus sistemas de contabilidad y facturación para que puedan emitir facturas electrónicas, y asegúrate de que tu personal esté entrenado en el uso de la plataforma de facturación electrónica.
• Realiza copias de seguridad de tus facturas electrónicas. Almacena tus facturas electrónicas en un lugar seguro, como en la nube o en un servidor seguro, para protegerlas contra posibles problemas técnicos. Debes guardar las facturas electrónicas durante el mismo tiempo que las otras facturas. 
• Comunica a tus clientes la obligatoriedad de la factura electrónica. Asegúrate de informar a tus clientes sobre la obligatoriedad de la factura electrónica y cómo pueden acceder a sus facturas electrónicas.

Siguiendo estos pasos, podrás adaptarte de manera eficiente a la obligatoriedad de la factura electrónica y sacar el máximo provecho de esta forma de facturación digital. 

¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica para empresas y profesionales?

La factura electrónica es una forma digital de emitir, enviar y recibir facturas que ofrece numerosos beneficios tanto para empresas como para profesionales. Algunos de los beneficios más importantes de la factura electrónica son:

• Mayor eficiencia: La factura electrónica permite emitir, enviar y recibir facturas de manera más rápida y sencilla, lo que reduce el tiempo y los costos asociados con la facturación tradicional.
• Mayor seguridad: Las facturas electrónicas están protegidas contra el riesgo de pérdida o daño, y se pueden almacenar de manera segura en la nube o en un servidor seguro.
• Mayor transparencia: La factura electrónica permite una mayor transparencia en el proceso de facturación, ya que todas las facturas emitidas y recibidas quedan registradas de manera digital y pueden ser accedidas fácilmente por las partes involucradas.
• Mayor cumplimiento normativo: La factura electrónica cumple con todas las normativas y requisitos legales en materia de facturación, lo que reduce el riesgo de sanciones o multas.

En resumen, la factura electrónica es una forma más eficiente, segura y transparente de hacer facturas que puede ayudar a mejorar la productividad y la rentabilidad de tu empresa o negocio. Si tienes más preguntas o necesitas más ayuda, no dudes en preguntar

¿Cuáles son los riesgos de la factura electrónica?

Aunque la factura electrónica ofrece numerosos beneficios, también conlleva algunos riesgos y desafíos que es importante tener en cuenta. Algunos de los riesgos más comunes de la factura electrónica son:

• Dependencia de la tecnología: La factura electrónica requiere de una conexión a Internet y de una plataforma de facturación, por lo que puede ser vulnerable a problemas técnicos o interrupciones.
• Riesgo de fraudes y ataques cibernéticos: Al tratarse de una forma digital de hacer facturas, la factura electrónica puede ser vulnerable a fraudes y ataques cibernéticos, como el phishing o el malware.
• Cambios normativos: Las leyes y normativas en materia de facturación pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante estar al tanto de las últimas actualizaciones y ajustar tu proceso de facturación en consecuencia.
• Falta de adaptación: La factura electrónica puede resultar un cambio importante para algunas empresas o profesionales que no están acostumbrados a trabajar con la tecnología, y puede requerir un periodo de adaptación.

Para minimizar estos riesgos, es importante contar con una plataforma de facturación electrónica de confianza, mantener actualizados tus sistemas de seguridad y estar al tanto de las últimas normativas y cambios en materia de facturación. 

¿Qué opciones hay disponibles para emitir facturas electrónicas?

Aunque aún no se han establecido los requisitos técnicos de la factura electrónica, es importante tener en cuenta que esta debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Debe estar firmada digitalmente por el emisor.
• Debe estar en formato XML, según el estándar Facturae.
• Debe estar remitida a través de una plataforma segura, como el Sistema de Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (SFE).
• Debe contener toda la información requerida por ley, como el número de factura, la fecha de emisión, el importe total, entre otras.

Se espera que en un futuro próximo se establezcan los requisitos técnicos definitivos para la factura electrónica en España, por lo que es importante estar atentos a las actualizaciones en este sentido.

En SAYEM estamos desarrollando una herramienta que se adapten a este reglamento y que cumplan con todos los requisitos de la forma más sencilla posible. Estamos diseñando un Asistente para autónomos y empresas que pueda simplificar aún más el proceso de facturación y control de gastos. 

¿Qué sucede si no se cumple con la obligación de facturación electrónica?

A la espera del desarrollo reglamentario ya tenemos alguna idea de las posibles multas. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 33 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica con posibles multas sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

Toda la Legislación sobre factura electrónica en España. 

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
• Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

En conclusión, aunque algunos puedan resistirse a la implementación de la factura electrónica, es importante adaptarse y aprovechar todos sus beneficios. La factura electrónica ofrece mayor eficiencia y agilidad en el proceso de facturación, reduce costes y es más sostenible al eliminar la necesidad de imprimir y enviar facturas por correo. Además, es más segura y garantiza la confidencialidad y la integridad de la información. Por lo tanto, es fundamental adaptarse a la facturación electrónica y sacarle el máximo partido a largo plazo.

Por lo tanto, si eres una empresa o autónomo, es importante que te adaptes a la facturación electrónica y aproveches todos sus beneficios. Aunque puede haber un periodo de adaptación, en el largo plazo, la facturación electrónica te ayudará a hacer tu negocio más eficiente y sostenible.