Cómo hacer facturas en Excel. Ventajas e inconvenientes.

Cuando tenemos que hacer nuestra primera factura siempre nos entran muchas dudas sobre cómo hacerla. Muchas personas empiezan usando herramientas de ofimática ( Excel, Open Office, Word) para hacer sus facturas. En este post vamos a hablar de cómo hacer nuestras facturas en Excel y las ventajas e inconvenientes que tiene usar este método. 

Tu primera factura en Excel

Para hacer tu primera factura en Excel, debes saber los elementos mínimos que tiene una factura. 

1. Número de serie.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de operación.
4. Datos identificativos del emisor y receptor
5. Descripción del servicio.
6. Tipos impositivos.
7. Cuota tributaria.
8. Total factura. 

Si quieres profundizar en los elementos que debe tener una factura, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre qué es una factura y que tipos existen.

Para hacer tu primera factura, deberás crear una hoja de Excel donde aparezcan todos los datos estructurados y con un formato que sea imprimible. 

Estructura de una factura

Para comenzar a hacer nuestra factura, vamos a estructurar nuestros datos para que nos sea más sencillo colocarlos de una manera ordenarla en nuestra hoja de excel. 

Encabezado.

En la parte superior de la factura se suele incluir los datos identificativos de la receptor y del emisor, así como los datos de las fechas.

Cuerpo.

En el cuerpo de la factura pondremos los datos específicos de la factura, incluyendo los datos de descripción del servicio y los datos económicos de impuestos. En esta parte también deberían ir los totales. 

Pie.

En los datos del pie se suelen incluir los datos bancarios y en algunos casos se incluye unos textos legales como los datos legales de una empresa ( por ejemplo la inscripción en el registro) o textos que exige la ley en caso de peculiaridades con los impuestos. 

Empezamos. Haciendo tu primera factura en Excel

Para comenzar a hacer la factura en Excel deberemos configurar la hoja de Excel para su impresión. De esta forma veremos como queda nuestra factura a la hora de imprimirla.

Para eso abrimos un nuevo documento de Excel y vemos en la pestaña de Disposición de página, en tamaño ponemos A4.

1. Para comenzar el encabezado vamos a poner nuestros datos.

En caso de un autónomo pondremos los datos personales, el nif y el domicilio. En caso de una empresa, pondremos el CIF. Si tienes tu proyecto tiene un logo es conveniente que lo incluya en el encabezado de la factura, esto hará que tus clientes vayan conociendo tu marca. 

2. Seguimos con los datos del receptor de la factura.

• Nombre de la empresa
• Dirección
• NIF o CIF

3. Después incluimos los datos de la factura. Primero el número de factura y las fechas y después incluimos los conceptos a facturar. Tantas líneas como productos o servicios a facturar. 

4. Cálculamos los totales. Los impuestos habituales en las primeras facturas de un autónomos son el IVA y la retención de IRPF. Sumaremos el IVA y restaremos en su caso la retención del IRPF.

4. Por último ponemos los datos del pie. 

Nos tendría que quedar algo así. 

Dar formato a una factura en Excel

Ahora vamos a configurar hoja para poder imprimir la factura. Una vez que hemos colocado todos los datos, deberemos configurar la hoja para que al imprimir obtengamos una factura bien hecha. 

Vamos a Vista/Diseño de página y desde aquí ajustamos las celdas para que nos entren todas en una sola hoja. Para ello, ajustamos las celdas de forma que entren en el área de la página. 

Una vez ajustado podemos dar formato a nuestra factura. Esto lo tenemos que hacer jugando con el tamaño de las celdas y en algunos casos podemos combiar varias filas o columnas para que el espacio para escribir sea suficiente y se vea todo el texto en la factura. En caso de que alguna celda tenga que llevar una descripción de muchas palabras, debemos acordarnos de darle al botón de ajustar texto y ampliar el alto de la fila. 

Es conveniente que nuestra factura tenga nuestra imagen de marca, usando los colores y las fuentes de nuestra identidad corporativa. De esta forma nuestro cliente cuando reciban la facturas sabrá que es nuestra y se acordará de nuestra marca. 

Cómo imprimir una factura en Excel

En excel para ver una vista preliminar de impresión tenemos 2 opciones: 

1. Darle directamente a Archivo/Imprimir y de esta forma veremos la vista preliminar de impresión. 
2. La otra opción, que es muy útil si imprimes habitualmente en excel, es incluir en la barra de herramientas de inicio rápido incluir el botón de Vista preliminar de impresión. 

Desde la pantalla de impresión ya podremos imprimir nuestra nómina si vemos que nos gusta como ha quedado. Podremos imprimirla en pdf o en papel, según para qué la necesitamos. 

Debemos recordar que las facturas que entreguemos a nuestros clientes las tendremos que guardar durante 5 años. 

Usar las plantillas de facturas de Excel 

Las últimas versiones de Microsoft Excel traen muchas plantillas que puedes usar para hacer tus facturas. 

Para acceder a ellas debes crear un nuevo documento pulsando en Nuevo y donde pone Buscar plantillas en línea poner Facturas. Desde ahí puedes acceder a infinidad de plantillas. Esto te valdrá para tener plantillas con un diseño más trabajado pero no te evita tener que conocer los impuestos y las retenciones que tienes que aplicar a tus facturas. 

Debes tener cuidado a la hora de usar estas plantillas porque muchas veces no son facturas diseñadas para España. Por eso debes tener en cuenta la instrucciones que te dimos antes a la hora de indicar los elementos mínimos que tiene un factura. 

Ventajas de hacer las facturas en Excel

Barato y Rápido.

La mayor ventaja que tiene hacer tu primera factura en excel, es que es un programa que seguramente tengas instalado,  hayas usado antes y lo conocas, por lo que podrás realizar tus facturas sin tener que aprender mucho ni gastar nada. Esta forma de hacer facturas se puede usar también para programas ofimáticos (Open Office, Google Docs) por lo que si no tienes instalado Office de Microsoft lo podrás hacer también con tu programa de hojas de cálculo habitual. 

Personalizable.

Al hacer tus facturas en programas ofimáticos, podrás dar rienda suelta a tu creatividad y crear facturas muy visuales. Si eres creativo tus facturas no pasarán desapercibidas. 

Desventajas de hacer las facturas en Excel

Es fácil que cometas errores. 

Hacer facturas en excel te puede llevar a errores, ya que no vas a llevar un registro de número de serie y es muy fácil equivocarse a la hora de hacer la siguiente factura.

No tienes un listado de facturas. 

Aunque podrías hacer en excel un listado de todas tus facturas, ni excel ni ningún programa ofimático esta preparado para realizar facturas. Si eres una persona muy organizada y con un nivel de conocimiento en el programa, puede que Excel te sea suficiente, pero si dentro de tu empresa o negocio hay más de una persona que hace facturas no es recomendable usar esta herramienta para hacer la facturación. 

Alternativas a hacer las facturas en Excel

Desde SAYEM no recomendamos hacer las facturas en Excel, ya que hemos visto como muchos clientes que utilizaban este método a la larga han tenido problemas debido a fallos en el cálculo de impuestos o con los números de serie. 

Hay muchas páginas web que te permiten hacer una sola factura de forma gratuita, pero nuestra recomendación es que busques una herramienta de facturación que te permita unos mínimos de gestión de tus facturas: 

• Lleve un control de los números de serie. 
• Te permita guardar todas tus facturas. 
• Lleve un cálculo de tus impuestos para que cuando tengas que pagar no te lleves sustos. 
• Permita la generación de facturas electrónicas en caso de que trabajes con la administración. 

Estas aplicaciones tienen cosas buenas y malas, debes elegir la que más se adapte a tu negocio y a tus conocimientos.

En Sayem tenemos experiencia con muchas de estas aplicaciones ya que nuestros clientes las usan cuando empiezan a realizar facturas. La mayoría, por muy simples que sean, son mejor opción que hacer las facturas en Excel. Desde Sayem estamos desarrollando una aplicación de facturación que se adapte a autónomos y pymes. Pronto os informaremos de su lanzamiento.