Qué es una factura y que tipos existen

Lo primero que hay que hacer es definir qué es una factura. Una factura es un documento mercantil que refleja la prestación de servicios o entrega de bienes de los autónomos y profesionales. El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

En base a esta definición sacamos varias conclusiones: la primera de todas es que solo los empresarios y profesionales pueden emitir facturas, dentro del desarrollo de su actividad. Es decir, las operaciones entre particulares (por ejemplo, venta de bienes muebles o inmuebles) se reflejarán en contratos, pero nunca pueden emitir facturas.

La segunda es que todas las operaciones que realicen los empresarios y profesionales deben ser reflejadas mediante la correspondiente factura, a excepción de las operaciones contenidas en el artículo 3 del reglamento, entre ellas, las operaciones a las que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia (comercios minoristas prestados por empresarios persona física). Por lo tanto, una factura puede ser un buen medio para realizar publicidad, como veremos más adelante.

Elementos de una factura

Toda factura debe tener unos elementos mínimos y obligatorios, pudiendo contener, a mayores, toda la información sobre nuestra empresa que consideremos importante.

Los elementos mínimos que debe contener toda factura son los siguientes:

• Número y serie. Dichos números deben ser correlativos para cada serie. Para la existencia de varias series, debe existir una causa que lo justifique (facturas rectificativas, venta de teléfonos móviles, consolas de videojuegos…).
• Fecha de expedición.
• Fecha de operación en la que se prestaron los servicios, se entregaron los bienes o se hayan recibido los posibles anticipos, en caso de que sea distinta a la fecha de expedición.
• Datos identificativos del emisor y receptor: nombre y apellidos o denominación social, domicilio fiscal, N.I.F.
  Descripción del servicio prestado o del bien entregado, incluyendo la cantidad y precio unitario, así como los descuentos o rebajas que puedan existir.
• El tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
• La cuota tributaria que se repercuta.
• El total factura.

Como hemos dicho anteriormente, a parte de los elementos mínimos, podemos incluir en la factura cualquier otra mención que entendamos importante, por lo que es un excelente y barato medio para hacer publicidad de nuestro negocio. En la factura podemos incluir, en caso de que existan, nuestros certificados (de calidad, medioambientales…), marcas con las que trabajemos, horarios, ofertas, etc.

Aunque parezca un tema menor, la factura puede ser y debe ser una de las primeras inversiones en imagen y publicidad de la empresa, haciendo un diseño correcto que trasmita de nuestro negocio la imagen que queramos proyectar hacia nuestros clientes, así como una manera muy útil de comunicarnos con nuestros clientes mediante ofertas y presentación de productos o servicios.

Expedición y custodia de facturas

Otro punto importante que debemos tener muy en cuenta a la hora de emitir, y recibir, facturas es la custodia de las mismas. Según el artículo 1 del reglamento, los empresarios y profesionales están obligados a emitir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional y a conservar copia o matriz de las mismas, así como de las facturas recibidas de otros empresarios o profesionales. El plazo de custodia de las mismas es el establecido por la Ley General Tributaria, variando según se trate de normativa fiscal –la ley de IVA obliga a guardar las facturas durante 4 años-, normativa mercantil –el código de comercio obliga a guardarlas durante 6 años-.

Las facturas, como norma general, deben ser emitidas y entregadas en el momento de realizarse las operaciones, pudiendo expresarse en cualquier moneda, con la única condición que el importe del impuesto repercutido esté expresado en euros (artículo 12 del reglamento). Esta norma general tiene ciertos matices:

Si el destinatario es un empresario o profesional el plazo de emisión es hasta el día 16 del mes siguiente al del devengo del impuesto correspondiente a dicha operación, siendo, en este caso, el plazo de envío un mes desde la fecha de expedición.

Podrán incluirse en una única factura todas las operaciones realizadas con un mismo cliente en un mismo mes natural, siendo en este caso el plazo de emisión y envío diferente dependiendo de si el receptor es un empresario o profesional o no lo es. En caso de ser empresario o profesional el plazo de emisión es anterior al día 16 del mes siguiente al de realización de las operaciones y el plazo de envío un mes desde su emisión. Si el destinatario no es empresario o profesional, el plazo de emisión es el último día del mes de las operaciones y el plazo de envío es ese mismo día de emisión.

A la hora de expedir una factura, esta puede emitirse en cualquier formato que permita al obligado garantizar su autenticidad desde que se expide hasta que finaliza el plazo de custodia. Por lo tanto, las facturas pueden emitirse en papel o en formato electrónico.

Tipos de factura

Una vez que hemos definido que es una factura y algunas de sus características, pasamos a ver algunos tipos de facturas que nos podemos encontrar en el desarrollo de nuestra actividad empresarial o profesional.

Facturas simplificadas

Vienen recogidas en los artículos 4 y 7 del reglamento de facturación y son documentos que sustituyen la obligación de expedir factura. La principal característica de este tipo de facturas, es que su importe total no puede superar los 400,00 €.

Este importe se ve incrementado a menos de 3.000,00 €, IVA incluido, en los casos de ventas al por menor, servicios de ambulancia, ventas a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, servicios de hostelería y restauración, servicios prestados por salas de baile y discotecas, servicios telefónicos mediante la utilización de cabinas telefónicas, servicios de peluquería y salones de belleza, utilización de instalaciones deportivas, servicios prestados en estudios fotográficos, aparcamientos de vehículos, alquiler de películas, servicios de tintorería y lavandería y utilización de autopistas de peaje.

Así mismo, la A.E.A.T. puede autorizar la expedición de facturas simplificadas cuando la práctica comercial o administrativa del sector impidan o dificulten la emisión de facturas con todos los datos necesarios.

El contenido que las facturas emitidas deben contener son:

• Número de factura y, en su caso, de serie, siendo en todo caso correlativos
• Fecha de expedición
• Fecha en la que se efectuaron las operaciones, en caso de ser diferente al de la fecha de expedición
• Datos identificativos del obligado a su expedición
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados
• Tipo impositivo aplicado o, en su caso, la expresión “IVA incluido”
• Importe total

En caso de que el receptor sea un empresario o profesional, este puede exigir, que se hagan constar, a mayores, los datos identificativos del receptor de la factura y cuota tributaria.

Factura electrónica

Las facturas electrónicas son aquellas que han sido emitidas y recibidas en formato electrónico y está siempre condicionada a que el destinatario autorice expresamente la emisión en este formato.

Este tipo de factura cobra cada vez más importancia, ya que desde enero de 2015 las facturas dirigidas a las administraciones públicas deben ser, obligatoriamente, electrónicas, excepto sí el emisor es una persona física.

Para generar y enviar una factura electrónica, debemos disponer de un programa informático que permita su emisión, o de un tercero que nos preste este servicio, y de un certificado digital para la firma y envío de la factura.

En cuanto a los requisitos de la factura, son los mismos que la factura ordinaria

Factura rectificativa

Es aquella que modifica o corrige a una factura emitida porque esta no cumple con alguno de los requisitos obligatorios, o en el caso de que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.

Debe emitirse en el momento en que se tenga constancia del hecho que provoca la rectificación y deben hacerse constar los datos de la factura que rectificamos y debe cumplir los mismos requisitos que la factura ordinaria.

Facturas intracomunitarias

Cuando vendemos bienes o prestamos servicios a países de la Unión Europea, se nos pueden dar dos casos, que nuestros clientes sean particulares o empresas o profesionales. En el caso de que nuestros clientes seas empresas o profesionales, es cuando opera la factura intracomunitaria, con unas peculiaridades que la diferencian de la factura ordinaria y que comentamos a continuación.

En primer lugar, para poder expedir una factura intracomunitaria, tenemos que darnos de alta en el censo de hacienda en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), a través del modelo 036. Una vez hecha la solicitud y con los trámites oportunos por parte de la administración, se produce el alta en el ROI. Dicha alta tiene implicaciones fiscales, como son la presentación del modelo 349 y en algunos casos, del modelo 309.

Una vez figuremos de alta en el ROI, ya podemos emitir las facturas intracomunitarias por la prestación de nuestros servicios o venta de nuestros bienes a clientes empresarios o profesionales. Dicha factura, tiene como característica principal, que están sujetas al IVA pero exentas, por lo que se emiten sin repercutir el impuesto. Además, en la factura debemos incluir el texto de “factura exenta según el artículo25 de la ley 37/1992”. Finalmente, debemos incluir las facturas expedidas como intracomunitarias en la casilla 59 del modelo 303 y en el modelo 349 identificando a nuestro cliente y con la clave E. En el caso de que sean adquisiciones intracomunitarias, deberemos declararlas en nuestro modelo 303 repercutiendo y soportando el IVA e incluirlas en el modelo 349 con la clave A.

Caso diferente es que nuestro cliente radicado en un país de la Unión Europea sea un particular. En este caso, como regla general hay que indicar la factura que emitiremos por la realización de nuestras operaciones será una factura ordinaria repercutiendo el IVA correspondiente según el tipo de operación. Hay dos excepciones: la primera es en el caso de servicios electrónicos a particulares, caso en el que el IVA aplicable es el del país de destino, debiendo presentar allí el impuesto. El segundo caso es la venta a distancia a particulares que, en el caso de superar el límite de 35.000,00 € en el año anterior, tributara en el país de destino.

Exportaciones

Cuando realizamos nuestras operaciones fuera de los países de la Unión Europea, se trata de una exportación, tanto si nuestro cliente es una empresa o profesional o un particular. En este caso, exportaciones, la operación está sujeta per exenta de IVA, por lo que la factura se emite sin repercutir el IVA. Además, debemos incluir la coletilla “operación exenta de IVA según el artículo 21 de la ley 37/1992”. En cuanto a la declaración de IVA, debemos reflejar estas operaciones en la casilla 60 de nuestra declaración.

Cabe decir, como nota común a las facturas intracomunitarias y a las exportaciones, que en el caso de que nuestra empresa realice un porcentaje elevado de sus operaciones bajo estos supuestos, puede suponer unas tensiones de tesorería importantes y, en algunos casos, difíciles de soportar, puesto que, en el caso de que nuestros proveedores se encuentren en España y por tanto, como norma general, nos facturen con IVA al emitir las facturas exentas de IVA, si nuestros márgenes son inferiores al tipo de IVA que nos repercuten, tendremos dificultades de tesorería debido al IVA a compensar que generaremos. Es importante analizar en cada caso esta posible situación para prevenir y evitar dichas tensiones de tesorería.