¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas digitales y en papel?

Ser autónomo o montar tu propio negocio es un camino apasionante, no siempre es fácil, pero trabajar en lo que te gusta, ser tu propio jefe, decidir tus horarios o trabajar donde y con quién quieras, son razones de sobra para no tirar la toalla.

Aunque también es cierto, que hay otros retos mucho menos apasionantes y mundanos. Entre ellos la gestión de todas las facturas que estamos obligados a hacer, guardar y tener organizadas si no queremos tener problemas más adelante. 

¿Qué facturas debemos guardar?

La respuesta es sencilla, todas. Es importante guardar todas las facturas: tanto las que emites por los productos o servicios que ofreces, como las que recibes como justificante de pago por los productos o servicios que demandas. Además, debemos tenerlas bien organizadas por si recibimos una inspección o tenemos que justificar un gasto.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?

Según la Agencia Tributaria, que es el organismo que se encarga de supervisar la facturación de autónomos y empresas a nivel fiscal, debemos guardar todas facturas tanto de gastos como de ingresos durante su plazo de prescripción, es decir, 4 años. En adquisiciones con cuotas de IVA soportadas cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización: el periodo de regularización y los 4 años siguientes.

Este es el plazo tributario, pero debemos evitar problemas mercantiles o incluso penales que aumentan el plazo y donde las facturas te pueden ser útiles.  Te vamos a indicar varios plazos pero solo un recomendación: guarda tus facturas durante 10 años. 

Te recomendamos que guardes las facturas 10 años para no tener problemas penales o mercantiles.

Nuestra recomendación.

Por eso, te recomendamos guardar las facturas 10 años, ya que es una documentación valiosa para tu empresa y debes tenerla disponible en caso que te la reclamen.

¿En qué formato debo guardar las facturas?

Las facturas que emitimos nosotros, si son facturas electrónicas las guardaremos en formato electrónico, si por el contrario las emitimos en papel, podremos guardarlas tanto en formato físico como en formato electrónico.

Si son facturas que recibimos electrónicamente, las guardaremos en formato digital, pero si por el contrario son facturas que recibimos en papel debemos conservarlas en formato físico, a no ser que dispongamos de un sistema de digitalización certificada para poder convertirlas a formato digital. Para que la digitalización de la factura esté certificada, por lo tanto, tenga la misma validez que en el soporte que fue emitida la factura es necesario que el software utilizado esté homologado por la Agencia Tributaria. Este proceso de digitalización deberá cumplir los requisitos que se definen en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Nuestra recomendación es emitir las facturas en formato electrónico, así no ocupan espacio y es mucho más fácil tenerlas organizadas y a mano en caso de necesitarlo. En el caso de las facturas recibidas, si vienen en formato digital conviene almacenarlas de forma ordenada. En caso que estén en formato papel lo idóneo además de guardarlas en dicho formato, es escanearlas y tener su copia digital. 

Muchas veces cuando montamos una empresa nos parece que el volumen de papel o documentos digitales que tenemos que guardar no es muy grande y tendemos por inercia a la desorganización de la documentación. Archivar es una de las tareas típicas que se suele procrastinar, eso lo sabemos todos, pero es importante tener el control de la gestión documental de tu negocio. En muchos casos resulta vital para la supervivencia del mismo. 

Cómo guardar la documentación de mi empresa

Aunque tengas un microempresa o incluso seas una persona que trabaja como autónomo, en muchas ocasiones es fundamental tener a mano la documentación de tu negocio. Piensa en el momento de pedir una subvención donde tienes que entregar un montón de papeles. Si dispones de un buen sistema de gestión documental las horas de trabajo de esta tarea se reducen considerablemente. 

Un sistema de gestión documental es una forma automatizada de organizar, almacenar, recuperar o distribuir la información de tu empresa. Las grandes empresas llevan años utilizándolos, unas veces son eficientes y otras no, pero para este tipo de empresas son necesarios. 

En el caso de autónomos, microempresas o pymes, toda la vida se ha usado un sistema de gestión que consistía básicamente que alguien guardaba los papeles en archivadores ordenados de la manera que a esa persona le parecía apropiado. ¿Es un sistema de gestión documental? Desde luego, un sistema muy básico y que puede dar pie a errores pero un sistema de gestión documental al fin y al cabo. 

Con las posibilidades de almacenamiento en la nube cualquier persona que gestione un negocio tiene múltiples opciones para guardar y almacenar su documentación. Muchas personas usan plataformas como Google Drive donde gratuitamente nos ofrecen espacio suficiente para almacenar años de facturas, escrituras, pagos de impuestos, etc… También existen programas específicos para la gestión documental. 

Lo fundamental de cara a almacenar correctamente la documentación de la empresa no es tanto el programa o soporte que se utilice, ya sea un disco duro, la nube, etc, sino que tengas claro el orden, la clasificación por tipos de documentos y el formato. 

¿Qué documentos debes tener siempre a mano?

Cualquier persona que gestione un negocio tiene que tener siempre a mano una serie de documentación, por eso es conveniente que esta documentación la tenga en formato digital y accesible en los dispositivos que use. Este tipo de documentos difiere según sea para autónomos o empresas. 

Documentos que deben guardar los autónomos

En el caso de las personas dadas de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos,  los documentos que siempre deben tener a mano son muy claros y muy fáciles de organizar. 

1. Alta en la seguridad social en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA).
2. Alta en Hacienda. Modelo 036.
3. DNI de la persona autónoma.
4. Facturas emitidas.
5. Facturas recibidas.
6. Impuestos de declaración de IVA.
7. Declaración de la renta.

Hay otra serie de documentos más específicos de la actividad, como puede ser el contrato de alquiler del local donde tienes el negocio, justificantes de seguros, etc…

Por tanto, si trabajas como trabajador autónomo es sencillo guardar toda la documentación de una forma ordenada y accesible. 

Documentos que deben guardar las empresas.

Como es imposible enumerar toda la documentación que debería tener a mano la persona administradora de una empresas debido a que cada empresa tiene sus propias especialidades, vamos a establecer unos documentos mínimos que deberías tener a mano. 

1. Alta en la seguridad social de todas las personas que trabajen en la empresa.
2. Seguros sociales de todas las personas que trabajan en la empresa.
3. Nóminas de todas las personas que trabajan en la empresa.
4. Certificado de estar al corriente de pagos.
5. Alta en Hacienda. Modelo 037.
6. DNI del representante de la empresa.
7. Escrituras de constitución de la empresa.
8. Facturas emitidas.
9. Facturas recibidas.
10. Impuestos de declaración de IVA.
11. Modelo de retenciones. 
12. Declaración de la renta. 

Cuando hablamos de una empresa, por muy pequeña que sea esta, el número de documentos a archivar, digitalizar y organizar es considerable. Por eso es conveniente tener un sistema óptimo desde el principio. Este sistema debe ser fácil de transmitir a las personas que entren a formar parte del equipo, accesible y eficaz. 

Estamos convencidos que en un futuro no se usará tanto papel para la documentación de las empresas, pero mientras llega ese futuro lo mejor es adaptarse a los nuevos tiempo. Digitalizar toda la documentación de tu empresa, categorizarla para mejorar su localización, almacenarla en un sitio seguro y libre de ciberataques y respetar las normas de protección de datos harán que todo el engranaje de tu empresa funcione como debe ser.